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Les documents électroniques à la place des documents papier !

Dans le cadre des activités d’une entreprise, la gestion des actifs numériques ou des fichiers numérisés doit être réalisée avec de bons outils d’indexation pour optimiser toutes les opérations. En effet, les méthodes manuelles sont souvent fastidieuses et nous prennent beaucoup de temps. Et pire encore quand il s’agit de traiter des centaines ou des milliers de fichiers médias ou multimédias, la meilleure solution est de procéder à leur indexage pour effectuer les tâches automatiquement.

Les nécessités de l’indexation des contenus numériques

De nombreuses raisons peuvent inciter les bureaucrates à utiliser des outils d’indexation mais avant de les citer une à une, il y a lieu de rappeler que les contenus numériques concernés sont entre autres : des documents, des photos, des vidéos et des illustrations. Pour commencer, il y a lieu de noter que l’indexation est un moteur de recherche qui permet de trouver automatiquement et rapidement des mots porteurs de sens afin de les classer par thème. Sinon, l’indexation peut aussi se baser sur le type de documents à traiter pour les rechercher par date, par titre ou par auteur. Par contre, pour les photos, on utilise soit une indexation textuelle, soit une indexation du contenu de l’image tel que les couleurs, les formes ou d’autres caractéristiques. Ensuite, cette forme d’automatisation de documents permet aussi à son utilisateur de sécuriser ses données grâce au verrouillage des accès à partir de mots clés. L’autre avantage de l’indexation également est le fait que les logiciels d’indexation peuvent être personnalisés. Justement, chaque société peut avoir son propre interface et ses propres démarches. Sans parler du fait que l’indexation constitue une base de données fiable et performante qui peut être communiquée via les différents canaux existants. Enfin, les actifs indexés sont disponibles en permanence dans notre système et la plupart des outils d’indexation sont accompagnés d’une assistance complète pour montrer son mode d’utilisation.

La LAD, un exemple d’outil d’indexation !

Autrement dit, c’est un outil qui nous permet de passer de la chaîne papier à la chaîne électronique en suivant quelques démarches importantes, dont : la modélisation de documents, la reconnaissance de caractères, la validation de l’information et l’enrichissement de la base de données. Cette première étape consiste à reconnaître la structure d’un document grâce aux différents champs, aux caractères ou encore aux symboles. Ensuite, la seconde étape est réalisée à partir de l’OCR ou Reconnaissance Optique de Caractères qui réalise une approche contextuelle afin d’effectuer une association lexicale. C’est seulement après que s’accomplit le vidéocodage qui visualise tout d’abord les contenus du document avant de saisir les index qui leur correspondent. Ainsi, les champs seront remplis par des valeurs ou des informations déjà validées. Et il y a lieu de souligner que le vidéocodage vérifie les fautes et toute éventuelle erreur de saisie comme les doubles espaces ou les redondances. De plus, il s’agit d’un logiciel paramétrable qui peut être personnalisé selon les besoins de l’utilisateur. Enfin, la dernière étape de l’indexation ou de la LAD est essentielle pour alimenter le système d’information de l’entreprise en général.

 

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