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Dématérialisation, un virage incontournable dans l’ère numérique

La dématérialisation des documents est la transformation photographique de tout support papier en fichier électronique. Cette solution de numérisation constitue un facteur d’efficacité. En effet, les documents numérisés se révèlent plus facile à traiter, à archiver, ou encore à partager. On distingue deux types de dématérialisation : la dématérialisation duplicative et la dématérialisation native. Dans le premier cas, chaque fichier reçu en format papier est numérisé, et dans le second, les fichiers reçus sont déjà au format numérique. L’essor de la dématérialisation s’explique par le fait que 90 % Français ont actuellement Internet. Une étude récemment menée a également révélé que 86 % des consommateurs sont pour la dématérialisation des factures. Néanmoins, ils ont la possibilité de demander un support papier, surtout s’il s’agit de relevé bancaire ou de bulletin de paie. A noter que tout type de document peut faire l’objet d’une dématérialisation, tant que le processus est conforme aux procédures légales et aux règles de sécurité.

Les principaux avantages

Pour une entreprise, la dématérialisation des documents est synonyme de gain de productivité et de rentabilité. En effet, les coûts de stockage sont nettement réduits. Dans le cas des documents comptables, le recouvrement est accéléré et les coûts de facturation diminués. Le gain est d’autant plus élevé que le taux de dématérialisation tend vers la barre des 100 %. Ainsi, en priorité, les entreprises procèdent à la dématérialisation des factures reçues, des courriers entrants, des relevés bancaires, ou encore des bons de commande et des bons de livraison. Enfin, le domaine des ressources humaines trouve aussi son compte dans la dématérialisation : il profite de la fiabilité de cette solution, en numérisant le bulletin de paie, le contrat et les déclarations sociales.

Les modes de dématérialisation

La dématérialisation de documents peut se faire soit via l’utilisation de scanners, soit en recourant au GEIDE (Gestion Électronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise), que l’on appelle plus couramment GED (Gestion électronique de documents).

Le scanner

Une fois numérisés via le scanner, les fichiers sont à même d’être envoyés en pièce jointe par courrier électronique. Les utilisateurs peuvent également les stocker dans une bibliothèque numérique, un coffre fort électronique, ou encore sur des serveurs, afin de les mettre à disposition du réseau.

Le GEIDE

Le GEIDE s’impose comme la solution de dématérialisation la plus adaptée aux attentes des entreprises. Il utilise effectivement un logiciel d’archivage électronique, pour archiver les informations clés (courriels, fichiers bureautiques, vidéos, document photographique…) sur un serveur interne, ou bien sur le Cloud computing. Cette solution d’archivage offre un plus au traitement, mais surtout à la sécurité des fichiers : la gestion électronique implique un accès sécurisé et hiérarchisé, tout en assurant l’intégrité des documents. En outre, le GEIDE s’assimile à une gestion des documents électroniques dans l’intégralité de leur cycle de vie. Premièrement, il assure la création des documents, puis l’indexation pour en simplifier la recherche, la consultation et le partage. Enfin, le GEIDE facilite aussi la suppression de certains fichiers.

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